Hice una pasantía en una empresa en la que tuve que diseñar una placa de circuito impreso. Esta empresa utilizaba Atlassian JIRA, un gestor de incidencias utilizado principalmente por ingenieros de software. Sin embargo, yo también lo utilicé para hacer un seguimiento de los requisitos de mi placa física y cosas así. Se integra con Github o BitBucket que proporcionan control de versiones.
Yo diría que sus necesidades también dependen del número de personas implicadas. JIRA es adecuado si tienes a todo un equipo trabajando en un proyecto. Si sólo eres tú, alguien más del equipo y los clientes, entonces yo sugeriría Github o Bitbucket solo. Como mínimo, el control de versiones te permite subir tus requisitos, esquemas o gerbers, actualizarlos y hacer un seguimiento de ellos. Todo se compartiría entre usted y el cliente. Sin duda, es más eficaz que enviar correos electrónicos de un lado a otro.
Si no estás familiarizado con el control de versiones, te recomiendo que busques en Google qué es el control de versiones y también cómo utilizarlo en proyectos de hardware. Mucha suerte.